A gestão eficiente de uma empresa — independentemente do porte e do nicho de atuação — garante um bom controle de todos os itens que entram e que saem no dia a dia. Contudo, ainda assim, é necessário realizar o inventário de estoque, a fim de se certificar de que as quantidades disponíveis fisicamente “batem” com o que está registrado nos controles.
Sem esse acompanhamento, o seu negócio pode sofrer com faltas e excessos de itens, com perdas de produtos e até de vendas (por indisponibilidade de mercadorias), com uma gestão de compras ineficiente e, por conseguinte, com a insatisfação dos clientes — só para citar algumas das consequências mais comuns. No entanto, para que essa atividade seja bem-sucedida e contribua para uma boa administração do que é armazenado, é necessário contar com algumas boas práticas.
Neste post, listamos 7 técnicas de inventário de estoque que não podem ser ignoradas. Continue a leitura e fique por dentro!
O que é um inventário de estoque?
Em termos simples, podemos entender o inventário de estoque como um processo que abarca a classificação, a identificação e a contabilização de produtos que estão armazenados no estoque. Ou seja, é uma visão macro — atualizada e completa — de quais e de quantas mercadorias estão estocadas, bem como da sua localização, da sua atual condição e do seu valor.
É possível afirmar que o inventário de estoque tem três principais finalidades, que são:
- o levantamento dos itens, que nada mais é do que a contabilização de quais e de quantos produtos fazem parte do armazém;
- o arrolamento, que engloba tanto o registro quanto a conferência das características das mercadorias — por exemplo, qualidade/quantidade por tipo;
- a avaliação, que representa a apreciação do valor relativo aos produtos estocados com o intuito de calcular o total do capital em armazém.
A partir dessa atividade, torna-se viável, por exemplo:
- evitar autuações por parte da Receita Federal — ou de outro órgão de fiscalização — em razão de divergências existentes entre o estoque físico e o estoque contábil;
- reduzir tanto quanto possível a acumulação de mercadorias em armazém (ou seja, estoque parado) e, havendo quaisquer constatações nesse sentido, traçar estratégias de marketing para estimular a saída desses itens;
- verificar se os dados contábeis de entrada e de saída de produtos estão em conformidade com a realidade (ou seja, com o que está fisicamente armazenado);
- conferir se houve eventuais prejuízos resultantes de extravios, avarias ou perdas de mercadorias;
- prever o momento ideal para a reposição dos produtos;
- garantir a disponibilidade das mercadorias para a venda.
Qual é a sua importância?
Basicamente, as informações levantadas no inventário do estoque compõem o alicerce para a tomada de decisões mais acertadas e precisas. Logo, é possível associá-lo com a garantia da saúde financeira do estabelecimento, afinal, o estoque representa dinheiro — daí a sua importância. É fundamental ter em mente que cada mercadoria armazenada tem um custo atrelado e que não se limita ao valor que foi pago ao fornecedor, englobando também as despesas relativas à sua movimentação e à sua guarda, incluindo a mão de obra.
Nesse contexto, tanto a busca pelo nível perfeito de estoque quanto o controle das quantidades que entram e saem do armazém são ações fundamentais e determinantes para o sucesso do negócio. Além disso, quanto maior a acuracidade nesse sentido, maiores são também os ganhos, sejam diretos, sejam indiretos, como:
- a otimização do dia a dia operacional, haja vista que, com o armazém em ordem, os processos intralogísticos se tornam mais ágeis, assegurando também uma utilização mais inteligente dos recursos — área de estoque, pessoas e equipamentos, por exemplo;
- a maior celeridade na identificação das mercadorias que têm maiores taxas de perdas, divergências e rupturas, permitindo igualmente o rastreamento das motivações, o que viabiliza a implementação de medidas corretivas em tempo hábil para contornar a situação;
- a elevação da segurança, afinal, com contagens mais regulares, eventuais baixas podem ser verificadas mais rapidamente, e, a partir disso, as providências necessárias para identificar possíveis desvios podem ser tomadas.
Quais são as melhores técnicas de inventário de estoque?
A partir do entendimento do conceito e, em especial, da importância do inventário de estoque, é hora de elencar algumas das principais técnicas para realizar a contagem de forma mais eficiente. Confira a seguir!
1. Definição do melhor momento para a realização do inventário de estoque
Antes de qualquer outra coisa, é preciso investir em um planejamento. Já imaginou o caos de realizar essa contagem em um horário de maior movimentação — no qual os produtos entram e saem com maior frequência? Pois é!
Portanto, o ideal é escolher dias e horários em que o recebimento e a retirada dos itens sejam mais próximos de zero. Se possível, tente realizar essa operação fora do horário comercial — ou, pelo menos, dos horários de maior pico.
2. Listagem dos tipos de produtos disponíveis em estoque
Feita a definição da agenda do inventário de estoque, é o momento de criar uma lista separando todos os produtos do estoque por tipo. Nessa fase, vale a pena fazer uma organização do layout e definir as caixas, as prateleiras ou os armários certos para cada categoria.
O registro desse trabalho pode ser feito em uma folha de papel (de modo mais simples) ou em uma planilha (de maneira um pouco mais automatizada). O importante é ter um documento para monitorar o processo posteriormente, visto que ele será utilizado para registrar as contagens e realizar as devidas conferências.
3. Criação de um código para cada produto
Agora, é preciso estabelecer um código para cada tipo de produto (caso você ainda não disponha desse tipo de registro). É por meio dele que se realiza a identificação dos itens — tanto no recebimento quanto na expedição —, o que contribui para evitar falhas na hora de dar entrada ou saída das mercadorias do estoque. Vale ressaltar que ele deve ser único para cada item (como um RG).
Se a sua empresa já investe um pouco mais em tecnologia e tem os recursos necessários para fazer a leitura do código de barras no estoque, ele mesmo pode ser utilizado como forma de identificação dos seus produtos. Isso, por sua vez, facilita ainda mais o trabalho.
Aliás, essa prática também é essencial para o inventário de estoque, visto que a contagem e o registro das quantidades devem ser feitos com base nesse cadastro. Dessa maneira, duplicidades ou outros tipos de falhas serão evitados.
4. Realização da contagem dos itens
Essa é a fase em que o inventário de estoque realmente acontece. Os itens devem ser contados por tipo e por categoria, ou por “prateleiras” e locações na loja — o que for melhor para tornar o processo mais otimizado na empresa.
O ideal é que eles sejam contados duas vezes, pelo menos. Se, na segunda vez, houver divergência entre o resultado obtido em comparação com a primeira, deve-se realizar a terceira (e última) avaliação, para fins de conferência. Todas as rotinas precisam ser registradas, pois esses dados precisarão ser utilizados posteriormente, na fase seguinte.
5. Atualização das informações contidas nos controles
Com a contagem e a conferência das quantidades de itens disponíveis no estoque, é o momento de fazer a atualização desses dados nos controles (que pode ser por meio de uma planilha ou de um sistema de gestão, por exemplo). O foco é corrigir os dados, caso estejam errados, e garantir que o estoque físico (as quantidades disponíveis) seja coerente com o estoque contábil (a informação que se tem nos controles).
Essa é uma das fases mais importantes do inventário de estoque, visto que a exatidão das informações influencia diretamente os resultados de outros processos. Assim:
- o setor de compras utiliza as informações para identificar se é o momento certo de acionar o fornecedor e fazer as reposições necessárias;
- a equipe de estoque consegue monitorar a possibilidade de haver rupturas no estoque;
- os gestores criam planos de ação para evitar problemas, como faltas e excessos de itens.
Como se vê, os dados (bem como a coerência entre eles e o que acontece na prática) leva a decisões assertivas que, consequentemente, proporcionam resultados mais satisfatórios.
6. Realização de inventários cíclicos
Apesar de o inventário geral ser essencial para a empresa, de tempos em tempos, é possível realizar a manutenção desse trabalho de manter o estoque correto. Isso pode ser feito por meio do inventário cíclico, que nada mais é do que a execução de pequenas contagens em determinados períodos preestabelecidos.
Nesse caso, apenas grupos ou setores do estoque são contados a cada vez, atualizando o sistema com uma frequência maior. Assim, assegura-se que a incidência de falhas — e suas consequências — seja menor.
A frequência varia de acordo com as necessidades da empresa e conforme o tamanho do estoque. No entanto, ela pode ocorrer uma vez por mês, com a escolha de um setor específico para passar pelo processo.
7. Uso da tecnologia no controle de estoque
Não é nenhum segredo que a tecnologia é uma grande aliada das empresas, contribuindo para a automação de tarefas e tornando os processos mais eficientes. O mesmo raciocínio serve para o controle de estoque. Contar com um sistema de gestão integrada permite aprimorar a execução de diversas tarefas, incluindo a de outras áreas — unificando a administração da empresa em apenas uma ferramenta.
Como você pôde ver, o inventário de estoque é uma atividade essencial para o alcance de bons resultados no que diz respeito à eficiência da empresa e dos custos operacionais para geri-la (além dos relativos às vendas e ao faturamento). Porém, para que a atividade proporcione mesmo esse valor para a empresa, precisa ser bem executada, o que envolve as técnicas de inventário de estoque que elencamos.
Agora, você já sabe como fazer um bom inventário de estoque. As suas dúvidas sobre o assunto foram esclarecidas por completo? Então, aproveite e compartilhe este artigo em suas redes sociais, levando esse conhecimento a mais pessoas!
