A popularização dos cartões trouxe inúmeras vantagens para o consumidor. No entanto, para que a empresa não sofra prejuízos com essa forma de pagamento, é necessário entender o que é a conciliação automática de cartões de crédito e débito e saber realizá-la.
Mas se você está entre os empresários e gestores que possuem dúvidas sobre o tema, não se preocupe! Preparamos um conteúdo repleto de dicas e informações que o ajudarão a realizar esse processo com segurança e eficiência. Acompanhe!
O que é conciliação de cartões?
A conciliação de cartões é o procedimento de conferência entre os valores vendidos por meio dos cartões de crédito e de débito e os valores que foram efetivamente recebidos pela empresa.
Em outras palavras, é o processo executado pela equipe de Contas a Receber, que verifica se todas as transações realizadas por meio dos cartões foram reconhecidas pelas operadoras e se os pagamentos já estão agendados.
Quer um exemplo? Imagine que sua empresa realizou 150 vendas durante o dia para clientes que utilizaram diferentes cartões. Alguns pagaram no débito, outros no crédito e o restante parcelou a compra. Perceba que existem 3 operações distintas e que as taxas e datas de repasse dos valores também são diferentes.
A conciliação, portanto, ajuda a realizar um acompanhamento detalhado e atualizado dos pagamentos. Por meio dela, você sabe exatamente quanto vai receber, quando o dinheiro estará disponível e as taxas que deverá pagar em cada situação.
Esse controle de vendas é essencial para o negócio e pode ser feito de maneira manual, por meio de planilhas e anotações. No entanto, há uma forma muito mais segura e eficiente, conhecida como conciliação automática. É o que vamos entender com este post.
Por que devo me preocupar com essa conciliação?
O uso do cartão de crédito e de débito caiu no gosto do consumidor. Com o aumento dessa demanda, cresceu o número de máquinas de cartões e, também, os métodos de controle.
Mas você sabe por que deve se preocupar em realizar a conciliação de cartões? A resposta é muito simples: pela manutenção da saúde financeira do negócio! Afinal, acreditar que receberá um valor da operadora e não ter acesso a todo o dinheiro pode ser uma situação extremamente prejudicial às suas finanças.
Assim sendo, os principais motivos para cuidar desse processo são:
- evitar a perda de dinheiro — que afeta o fluxo de caixa;
- verificar a cobrança de taxas diferentes das combinadas com a operadora;
- identificar o não pagamento de uma transação.
Portanto, toda empresa que aceita essa modalidade de pagamento deve investir nessa conferência. Deixar tal responsabilidade de lado é um risco que pode desencadear o fracasso do negócio.
Como saber se estou recebendo o que vendi nos cartões?
Vender bem é apenas o primeiro passo para conquistar uma empresa rentável. Isso porque é preciso assegurar que o dinheiro está, de fato, entrando nos caixas da empresa. Mas como isso é possível?
Quando um cliente paga com cartão, seja ele de crédito ou débito, o dinheiro não é depositado automaticamente na conta empresarial. Antes disso, há todo um processo com a operadora do cartão.
Por isso, a única maneira de confirmar esse pagamento é por meio da conciliação de cartões e de uma boa gestão de contas a receber. Ainda assim, vale a pena mencionar que muitas empresas realizam esse processo de maneira manual, o que atrasa a confirmação e ainda expõe o processo a falhas humanas.
Dessa maneira, o ideal é investir em um software especializado. Com o auxílio da tecnologia você terá a certeza de que seus dados financeiros conferem e que as saídas de produtos correspondem ao capital que entra no caixa. Ou seja, fica fácil verificar se o fluxo de caixa está organizado, coerente e equilibrado.
Quais os benefícios da conciliação automática de cartões de crédito e débito?
Para que não restem dúvidas sobre o tema, é importante apontarmos os maiores benefícios que a automação da conciliação de cartões de crédito e débito pode trazer ao seu negócio. Confira!
Eliminação de erros operacionais
Uma das grandes vantagens de uma conciliação automática, sem dúvidas, é a redução de erros operacionais. Isso ocorre porque a tecnologia consegue superar possíveis falhas humanas e executar análises com mais segurança.
Redução de custos com infraestrutura
Com a implementação de um sistema de gestão dos pagamentos com cartões você consegue executar toda a conciliação em um único local. Os dados referentes às taxas cobradas, datas de pagamento, cancelamentos e erros estarão à sua disposição por meio de um único recurso, o que gera economia com infraestrutura — softwares, planilhas e computadores.
Otimização do tempo gasto no processo
As planilhas ajudam, mas é fato que o uso de um software específico é a maneira mais rápida de realizar a conferência dos dados de cartão. Levando em consideração a velha máxima de que “tempo é dinheiro”, essa otimização pode ajudá-lo a melhorar o desempenho de sua empresa e elevar os lucros.
Mais precisão na conciliação
A conciliação automática de cartões é muito mais precisa do que um processo manual. Todos os detalhes relevantes são registrados e conferidos e os relatórios gerados auxiliam o funcionário responsável a solucionar os problemas com eficiência e segurança, sem o receio de cometer erros de cálculos.
Redução de chargeback
Quem trabalha com transações de cartões de crédito e débito sabe que o chargeback — cancelamento de uma venda — representa um grande problema. Em geral, a situação é derivada de dois erros: falta de reconhecimento da compra pelo cliente ou inobservância de alguma regra da administradora.
No entanto, com o auxílio de um sistema de gestão com essa funcionalidade, como o CISSPoder, a sua empresa consegue reduzir essas ocorrências, já que terá um controle maior sobre os cancelamentos e pode se preparar para atuar na raiz do problema.
A conciliação automática de cartões de crédito e débito é a opção mais estratégica e vantajosa para o empresário que deseja ter um controle maior sobre essas transações. Conforme visto, o procedimento é imprescindível para a saúde financeira do negócio, e a tecnologia pode ser a sua grande aliada. Por isso, não deixe de fazer esse investimento em prol do crescimento de sua empresa.
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